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確定日期


確定在哪一周的哪一天、哪一天的哪一時刻很重要。專業(yè)公關(guān)公司一般是鎖定目標(biāo)公眾開始的，即首先考察一下目標(biāo)公眾哪一時間是最容易獲知某新聞消息的時間、什么方法最好？


星期一一般不好，記者往往忙于檢查上周工作；周五也不宜選，因為很多的人正考慮著如何過周末，他們當(dāng)然不愿傻坐在那里提問或單獨訪問。周二——周四通常較合適。此外，要確認(rèn)不會有其他更重要的新聞，避開突發(fā)性事件，如地震、龍卷風(fēng)等。


在某一天的幾點鐘開始是最困難的一件事。早飯、晚飯的截稿時間不同。早報記者參加，新聞發(fā)布會應(yīng)在中午、下午；如要在當(dāng)天晚飯或電視晚間新聞報道中，最好安排在上午9：30或10：00——10：30。切忌只為公司自己考慮而忽略為記者提供方便。

邀請


永遠(yuǎn)不要用電話邀請。帶有公司標(biāo)志的要求信函表明新聞發(fā)布會是很正規(guī)的。信件中最好不注明會議聯(lián)系人的全名和個人電話。專業(yè)公關(guān)公司認(rèn)為這是為了不讓記者作提前采訪或提前得到新聞發(fā)布會的細(xì)節(jié)。否則，如他們提前透露了一些消息，就會傷害其他記者。


如果媒體離公司不遠(yuǎn)，就親手送去。注意不要送得太早，以至于邀請信埋沒于文件堆里，但也應(yīng)給對方留出反映的時間。可以即使電話詢問信件是否如期送達(dá)，對方是否與會等。


還應(yīng)指出，在填寫新聞發(fā)布會邀請函時應(yīng)考慮一下誰會對本次新聞發(fā)布會內(nèi)容感興趣。例如，新聞只對商業(yè)報刊記者有價值，那就只邀請這些人；如是醫(yī)療新聞，那就邀請醫(yī)療報刊、電視臺醫(yī)療節(jié)目的記者。當(dāng)然，那些長期報道公司發(fā)展的記者要一并邀請。如拿不準(zhǔn)，就先向報刊編輯或電視臺發(fā)信詢問。

新聞通稿與背景材料


每次發(fā)布會都應(yīng)提供新聞通稿和背景介紹，以便記者能在會議涉及的問題之外挖掘新聞事件、擴(kuò)大報道范圍。新聞通稿最好提前發(fā)給記者，這意味著當(dāng)記者一來簽到時就能拿到它，這樣就可以一邊聽一邊翻看。專業(yè)公關(guān)公司建議客戶不必?fù)?dān)心記者在聽講時只瀏覽到材料的標(biāo)題——因為專業(yè)記者已習(xí)慣于邊搜索信息邊聽講。不過，材料要設(shè)計得便于快速閱讀，勿要冗長拖沓。公司還有想到提供聲像資料給記者。為此，要確保有專業(yè)攝影師在場。

背景材料一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1、 新聞發(fā)布會涉及的新聞時間的要點；

2、 組織發(fā)展簡史；

3、 技術(shù)手冊——如果發(fā)布會的目的在于推介一種新產(chǎn)品或新機器；

4、 發(fā)言人個人介紹及照片；

5、其他如通訊卡、名片等供記者、編輯日后加以聯(lián)系。

新聞通稿和背景材料的封面也應(yīng)加以留意，要打印有公司標(biāo)志，以建立公眾認(rèn)知。房間設(shè)置


新聞發(fā)布會所用的房間大小主要取決于與會的攝影記者。電視攝影記者比報刊攝影記者所占的空間要大。如果電視攝像機在房間后排，那么公司發(fā)言人應(yīng)在房間前排就座；如只有報刊記者與會，發(fā)言人就可以坐在記者中，當(dāng)有人提問時就走到前排。越隨便，離記者的空間距離越近，就容易營造出一種友好氣氛。


房間大小要多加留心。房子空間大、人員少，給人的印象是新聞發(fā)布會的內(nèi)容新聞價值不大。與其這樣，還不如在一個小點兒的房間里好：滿屋座無虛席，還有一些人站在過道里，給人的印象是肯定有很重要的消息！不要讓新聞發(fā)言人坐在鏡子、窗戶或其它反射光線的背景之前，以防鏡頭效果受損。

   
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