把怪物鎖在籠子里 防止范圍擴大

    項目范圍的擴大會讓我們不斷地原地兜圈，最后變得一發(fā)不可收拾，要預(yù)防這種現(xiàn)象就叫作“范圍變化控
制”或“把怪物鎖在籠子里”。

    作為項目經(jīng)理，你的成功取決于是否能夠按時、按預(yù)算、按質(zhì)量地
完成項目，因此你會阻止其他人，特別是自己的項目成員把每個新想法
加入到項目中。

    當(dāng)然，你不可能也不應(yīng)該阻止所有的變化，市場條件、客戶需求、領(lǐng)導(dǎo)者和他們的優(yōu)先項、技術(shù)——這些都可能在一夜之間發(fā)生變化，而你不能扮演警察把每個想要改變的人抓起來，那么你的底線在哪里呢？如今，特別是在IT界做項目，需要能夠適應(yīng)所有突然的變化，作為一名高效的項目經(jīng)理，你需要一個應(yīng)對變化的方法，而且要身手敏捷，事實上，“敏捷”這個詞就是指應(yīng)需求而生的項目管理流程。你的項目也許不需要使用復(fù)雜的敏捷體系，但你也要時刻準(zhǔn)備好感知和接受變化。我們生活在協(xié)同合作的世界，大家相互交流想法，甚至是想出更好的主意帶來更好的結(jié)果。與此同時，在這個世界中，人們會因為想出好的主意而得到嘉獎，但有時你也要學(xué)會有技巧地禮貌拒絕。你怎樣禮貌地應(yīng)對變化呢？除了明顯的——保持冷靜和清醒，你需要保持中立直到收集所有的信息，而對話計劃表的規(guī)則也可以在此應(yīng)用：

    變化的目的是什么？

    影響是什么？

    如何實現(xiàn)改變？

    只有回答了這些問題，你才能對任何變化做出理性的評論。如果你推脫時聽起來像在抱怨，那就說明你的見解還不夠合理。而通常另一個導(dǎo)致變化發(fā)生的是預(yù)算。

    我們公司的一位顧問分享了下面這個故事。

    特里為一家大型快餐連鎖店擔(dān)任項目管理顧問，項目團(tuán)隊要設(shè)計營銷和宣傳廣告牌，上面是餐廳食品的誘人圖片，他們正在開最終審核會議，許多周邊的廣告牌已經(jīng)打印出來了。

    當(dāng)他們向整個團(tuán)隊展示圖片時，一位高級副總經(jīng)理提出了一個觀點，他說：“這些圖片很好，但是漢堡里只有一片腌黃瓜，我覺得應(yīng)該有三片。”

    等領(lǐng)導(dǎo)走后，大家絕望了，如果這時做出改變意味著要增加大量的工作，推后時間規(guī)劃，并嚴(yán)重超支。還有人摔了椅子，為什么？因為這個公司有一條不成文的規(guī)定，那就是遵從高級副總經(jīng)理的任何建議——這意味著所有的預(yù)算、時間和努力都白費了，所有的營銷標(biāo)語都換成“有三片腌黃瓜的漢堡圖片”。

    但特里還是鼓勵團(tuán)隊成員按照項目變更管理流程進(jìn)行。

    有了變更管理工具的指導(dǎo)，他們就只需要花時間來決定變化給項目帶來的影響，他們思考了對截止時間、預(yù)算以及項目范圍的影響。他們討論三片腌黃瓜是否對銷售有幫助，需要什么資源，以及變化帶來的內(nèi)部和外部風(fēng)險。